در بسیاری از سازمان ها، اطلاعاتی وجود دارد که به دلیل اهمیت بالا نیاز به بک آپ گیری مداوم و مدون دارد؛ مانند دیتابیس ها.
همچنین گاهی مستقل از اطلاعات، عملکرد سیستم و نرم افزارها و تنظیمات آن است که اهمیت دارد مانند سیستم عامل یا پیکربندی های اکتیودایرکتوری. این نوع از بک آپ ها به این دلیل انجام می شود تا در صورت بروز مشکل در سیستم از جمله آلودگی به بدافزارها و یا اشکالات سخت افزاری، امکان بازگردانی و راه اندازی مجدد سیستم در کوتاه ترین زمان ممکن وجود داشته باشد.
مساله بعدی در گرفتن بک آپ توجه به زمان بک آپ گیری است. بک آپ گیری باید زمانی انجام شود که در ساعات پیک کاری سرور انجام نشود. بنابراین باید در زمان هایی انجام شود که در عمل کسی در محل کار نیست یا فشار کاری بر روی سرور نیست. بنابراین بهترین زمان ساعت بامدادی و یا در پایان ساعتن کاری و زمان تعویض شیفت های کاری است.
علاوه بر این باید محل ذخیره سازی بک آپ ها را هم در نظر گرفت. اگر همه سرورها بخواهند همزمان بک آپ را به سمت محل ذخیره سازی بفرسند، به سرعت پهنای باند مصرف شده و سرعت ذخیره سازی پایین می آید و این خود می تواند باعث خراب شدن بک آپ شود.
بنابراین علاوه بر نیاز به نرم افزارهای قدرمند بک آپ گیری، باید برنامه ریزی درستی برای تهیه بک آپ ها و نوع و محل نگهداری آنها داشت.